מסמכים בפורמט PDF כמקור מידע איכותי, רשמי ומאורגן - איתור, שימוש ועריכה.

מסמכי PDF מאופיינים ביכולתם להציג את תוכנם באופן מדוייק ובלתי תלוי בפלטפורמה המציגה או מדפיסה אותם. בנוסף, מאפשר פורמט ה-PDF לנעול את המסמך לעריכה כך שתוכנו לא יהיה ניתן לשינוי - זאת על מנת למנוע את האפשרות לסילופו.

מסיבות אלו, רשויות רשמיות, ארגונים, וחברות מפיצים את המידע המיוצר על ידם על גבי מסמכים בפורמט PDF - כדוגמת דוחות הממשל האמריקאי, דוחות מרכז המידע של הכנסת, דפי מוצר של חברות, ניירות עמדה, סקירות שוק וכיו"ב.

רשומה זו תסקור כלים חינמיים המאפשרים לעבוד עם קבצי PDF בקלות וביעילות.

בחיפוש אחר מידע רשמי ומאורגן, רצוי להתחיל את החיפוש באיתור מסמכי ה-PDF העוסקים בתחום המבוקש, זאת על ידי הגבלת תוצאות החיפוש למסמכים בפורמט PDF בלבד. ההגבלה לתוצאות בפורמט מסמכי PDF מתאפשרת בכל מנועי החיפוש באמצעות טופס החיפוש המתקדם על ידי הגבלת סוג הקובץ לפורמט PDF או באמצעות הפקודה: filetype:pdf.

ישנם מספר מנועי חיפוש המתמחים באיתור קבצי PDF. להלן כמה מהם:

ZANRAN

ZANRAN

PDF SearchEngine

PDF SearchEngine

Find pdf doc

Find pdf doc

Find PDF

Find PDF

עבודה עם קבצי PDF
שימוש במידע מתוך קובץ בפורמט PDF עשוי להיות מורכב למי שאין ברשותו את הגירסה המלאה של Adobe Acrobat המאפשרת כתיבה ועריכת מסמכי PDF וכמובן המרה שלהם לקבצי אופיס כדוגמת Word, Excel, Power Point. קיימים ברשת כלים רבים המאפשרים עבודה עם קבצי PDF - רובם חינמים. להלן מספר כלים שימושיים: 

עריכת קובץ PDF 

PDFescape הוא כלי המאפשר הוספת טקסט על מסמך PDF, הדגשת טקסט בצבעים שונים, הוספת תמונה או קישור. בתום העריכה, ניתן לשמור את הקובץ או לשתף אותו עם אחרים. יכולת שימושית נוספת שמאפשר כלי זה, היא האפשרות למלא טפסים בפורמט PDF ישירות על גבי המסמך.

איחוד קבצי PDF לקובץ אחד

לעיתים יש צורך בהעברת מספר קבצי PDF. במקום לצרף למייל מספר קבצים, מאפשר הכלי FOXY Merge של FOXY Utils לאחד מספר קבצי PDF לקובץ אחד. הגרסה החינמית מאפשרת מספר גדול של המרות. גרסה בתשלום מאפשרת מספר גדול יותר של המרות, העלאת מסמכים מוגנת ויצירת מסמכים ללא פרסומות.

חיתוך קבצי PDF

הכלי SPLIT PDF של FOXY Utils מאפשר חיתוך קבצי PDF. הכלי ממיר את הקטע הרצוי לקובץ PDF חדש. אמנם הכלי מגביל את האפשרות רק לחיתוך רציף מעמוד מסויים ועד לעמוד אחר, אולם ניתן להתגבר על המכשלה באמצעות כלי איחוד הקבצים שהוזכר קודם לכן, זאת על ידי חיתוך הדפים הרצויים והפיכתם לקבצים העומדים בפני עצמם, ולאחר מכן איחוד אותם הקבצים לכדי קובץ PDF אחד המכיל רק את המקטעים הרצויים.

המרה לקבצי אקסל
על מנת להשתמש במידע נומרי מתוך טבלאות הנמצאות בתוך מסמך PDF יש להמיר את הטבלה לפורמט אקסל. המרה זו תאפשר את המשך עיבודו של החומר באמצעות האקסל. להלן שני כלים חינמיים המשמשים להמרה מ-PDF לאקסל:

Nitro Cloud - מבצע המרה מיידית ושולח את הקובץ המומר למייל . הכלי מגביל ל-5 המרות לאותו מייל. רישום לכלי מאפשר 5 המרות חינמיות בחודש. גרסה מלאה של הכלי המאפשרת המרה בלתי מוגבלת תעלה כ-100 דולר.

PDFtoExcel מבצע המרה ושולח את התוצאה למייל. בגרסה החינמית יש צורך להמתין כ 30 דקות לקבלת הקובץ המומר... גרסה מלאה של הכלי המאפשרת המרה מיידית ובלתי מוגבלת תעלה כ-100 דולר.

שליחת קובץ PDF מאובטח 

הכלי PROTECT PDF של  FOXY Utils שהוזכר קודם, מאפשר להגן על קבצי PDF באמצעות סיסמא ולהגביל באמצעותה את ההרשאות לביצוע פעולות על גבי הקובץ. באמצעות הסיסמא ניתן להגביל או לאפשר את הפעולות הבאות על גבי הקובץ: 

1. פתיחת הקובץ
2. הרשאה לבצוע שינויים
3. הרשאת הדפסה
4. הרשאה להעתיק או לגזור טקסט ותמונות מתוך המסמך
5. הרשאה למילוי שדות בטופס PDF

FOXY Utils - Protect PDF 

!PDF Protect הוא כלי נוסף המאפשר הגנה על מסמך PDF באמצעות סיסמא:

!PDFProtect

טיפול בקבצי PDF תחת Google
Google פיתחו תוסף מובנה בתוך הכרום שמאפשר לבצע את מרבית הפעולות הרצויות על גבי קבצי PDF, ללא הצורך בשימוש בכלים חיצוניים נוספים. 

בפתיחת קובץ PDF באמצעות Chrome, יופיע סרגל כלים בעת ריחוף בחלקו הימני התחתון של המסך:

חיתוך הקובץ - מבוצע באמצעות אופציית ההדפסה, על ידי בחירת הדפים הרצויים והחלפת מדפסת היעד ביעד שמירה כקובץ PDF. המסמך החדש יכיל את הדפים הנבחרים בלבד.

בחירת הדפים הרצויים והחלפת מדפסת היעד

טופס בחירת יעד להדפסה / שמירה כ-PDF

מילוי טפסים

לצורך מילוי שדות בטפסי PDF שמוצגים באמצעות Chrome, אין צורך בשום פעולה מיוחדת - פשוט לסמן את השדה ולהקליד את הפרטים הרצויים. המסמך המלא יישמר קובץ PDF בביצוע פעולת Save.

סיבוב מסמכים - Rotate

לעתים, נדרש לסובב את מסמך ה-PDF המוצג. בלחיצה על מקש העכבר הימני, ייפתח תפריט המאפשר לסובב את המסמך ב-90 מעלות לכיוון הרצוי.

לסיכום, קבצי PDF היו ונשארו מקור מידע מצויין ואיכותי. כלים רבים ברשת מאפשרים לעשות בהם שימוש בקלות וביעילות. אם לא הצלחתם לאתר את הקובץ באמצעות Google, נסו את אחד הכלים האחרים. ואם לא הצלחתם לעבד את הקובץ תחת כרום, יהיו כלים רבים ברשת שיסייעו לכם בכך.

Google Shopping ככלי לאיתור מותגים ואיסוף מידע לגבי מוצרים, מחירים ושווקים

Google Shopping הוא הכלי של Google לאיתור מוצרים. בעבר, הכלי היה מוכר בשם Google Product ובעבר הרחוק יותר, היה ידוע בכינויו Froogle.

לאחרונה, שינתה Google את מודל ההפעלה של הכלי, והפכה אותו למאוד דומה למודל ה-Google Adwords.

בניגוד למודל הקודם, בו הכיסוי של הכלי היה מבוסס על רישום חינמי, כיום, על מנת שמוצר ייכלל בין תוצאות החיפוש, צריך המוכר שלו להגדיר את תקציב הפרסום שהוא מעוניין להשקיע ואת הסכום אותו הוא מוכן לשלם עבור כל קליק שיקבל מקונה פוטנציאלי.

שינוי המודל מבטל את הצהרתם של ראשי Google לגבי מידת האובייקטיביות של הכלי ולגבי העובדה כי הוא אינו מקבל תשלום עבור שילוב והכללה של חנויות ומוצרים בין תוצאותיו:

Google's 2004 SEC Filing: "Our search results will be objective and we will not accept payment for inclusion or ranking in them."

גוגל השיקו סרטון הסבר על שינו המדיניות שלהם בנוגע לכיסוי ב Google Shopping וייאמר לזכותם שהם מציינים את העובדה שדרוג התוצאות המתקבלות בחיפוש מבוסס בין השאר גם על גובה התשלום המתקבל מבעל המוצר :

שינוי המדינויות של גוגל הצית מחדש וביתר שאת, את המלחמה בין מייקרוסופט ל-Google, ומייקרוסופט הקימו אתר מיוחד המכונה Scroogled (על משקל Froogle), וממנו הפנייה לאתר הקניות שלהם – Bing Shopping

מה ניתן להפיק משינוי המדיניות של Google?

מכיוון ש-Google Shopping מהווה מקור הכנסה לחברה, Google השקיעה בשיפור ממשק החיפוש וכך אנחנו כמידענים, יכולים להנות ממנו לצורכי איסוף מידע בתחומים הבאים, ביתר נוחות:

1. זיהוי מותגים
2. זיהוי מחירים 
3. איתור שמות וסוג חנויות המוכרות מוצרים מסוג מסויים.

ממשק ויכולות החיפוש ב- Google Shopping

ברירת המחדל היא הצגת התוצאות בפורמט של רשימה ועל פי רלוונטיות - כפי שמוצג בצידו הימני של המסך

תצוגה נוחה בהרבה עשוייה להיות תצוגת ה-Grid View המאפשרת לצפות בכמות רבה יותר של מוצרים על פני הדף:

בצידו השמאלי של המסך מופיע סרגל הכלים המאפשר למיין / לצמצם / להציג  את התוצאות על פי קריטריונים שונים.

הכרות עם שוק

ניתן להשתמש ב-Google Shopping כמקור מידע להבנת שוק מסוים – בעזרת התפריט בצד שמאל ניתן לזהות טווחי מחירים, מותגים,צבעים פופלארים, שמות חנויות המוכרות את המוצרים ועוד:

לזיהוי מותגים כדאי לשקול להשלים את החיפוש בשימוש ב-Bing shopping  וב-Amazon שבניגוד ל-Google Shopping, מדרגים את התוצאות שלהם על פי חוות הדעת של הקונים ומידת שביעות רצונם מן המוצר:

Location

התוצאות המוצגות ב-Google Shopping מייצגות את ארה"ב כברירת מחדל וכדי לאתר מוצרים הנמכרים בשווקים מחוץ לארה"ב יש לבנות את השאילתה באופן ידני עם הגבלה למדינה הרצויה - לדוגמא, על מנת להגביל את החיפוש לאנגליה, יש להקליד בשורת החיפוש:  Site: .UK

Shortlists

חידוש נוסף משמעותי ביותר הוא היכולת ליצור “shortlist” המאפשרים יצירת תיקיות שונות בהן יאוחסנו המוצרים הנבחרים. במידה והגלישה מתבצעת בזמן שאתם signed in, הרשימות נשמרות וניתן לחזור אליהן בעתיד להמשך עבודה.

לסיכום, למרות שהכיסוי של Google Shopping אינו רחב כבעבר, והדירוג של התוצאות מושפע מגובה התשלום של בעלי המוצרים ל-Google, השיפור בממשק החיפוש מאפשר לנו כמידענים להשתמש בו ככלי טוב לאיסוף מידע, וכמקור מידע מצוין לקבלת תמונה ראשונית על מוצרים, מחירים, חנויות ושווקים.

מקצרי URL

השימוש בהיפר קישורים נפוץ מאוד ומאפשר קישור וחיבור לתכנים שונים ומגוונים. כאשר הקישור יושב בקובץ מקוון או בדף אינטרנט, לכתובת (URL) של הקישור אין כל חשיבות כיוון שהיא 'מוסתרת' מאחורי המשפט או המילים הרצויות. גם ה-QR codes מהווים פתרון מסוים להפניות מתוך מידע מודפס, אבל האפשרות להשתמש בהם מצויה רק למחזיקי Smart Phone בעלי האפליקציה הרלוונטית. על מנת שהקישור לא יאבד במקרה של הדפסת חומר, קיים הצורך לספק את כתובת ה-URL המדויקת של המידע. במקרה שכזה רצוי מאוד לקצר את כתובת ה-URL  ולהפוך אותה לקריאה וקליטה – כזו שקל להקליד ובמקרים מסוימים אף לזכור.   עבור שולחי ה-SMS ומשתמשי ה-Twitter המוגבלים ב-140 תווים בלבד, יצירת קישורים בעלי מספר תווים מינימלי עשויה לחסוך הרבה מאוד התלבטויות ולשפר את נוחות ניסוח ההודעות בצורה ניכרת.

אחד הכלים הוותיקים לקיצור כתובות URL הוא ה- TinyURL המאפשר לקצר משמעותית כתובות ארוכות לכתובות בעלות כ-26 סימנים בלבד. כיוון שהקיצור בנוי מאוסף תווים אקראי וחסר משמעות טקסטואלית, מאפשר הכלי להגדיר באופן עצמאי את תווי הקיצור כך שיהיו בעלי משמעות באופן שיעיד על תוכן הקיצור ויאפשר לקורא לזכור אותו. 

לדוגמה, קישור מכתבה בעיתון הארץ שכתובתה: http://www.haaretz.co.il/news/world/1.1834824

ועוסקת בכינורות הופכת ל:  tinyurl.com/kinor

TinyURL - קסטומיזציה לכתובת (תיבה תחתונה)

איסוף מידע על מידת החשיפה

הכלי Goo.gl של Google  מאפשר לקצר כל כתובת URL ומספק עליה מידע אנליטי: כמות המקליקים, התפלגות על פי זמן, מיקומם ברחבי העולם, מידע על הדפדפנים בהם משתמשים ועוד. בנוסף הכלי מייצר באופן  אוטומטי גם QR code  שהינו כאמור  URL ויזואלי לבעלי טלפונים חכמים.

קיצור קישורים באמצעות  Goo.gl של google

מידע סטטיסטי לגבי השימוש בקישור המקוצר באמצעות  Goo.gl של google

ה bitly הינו כלי מעניין נוסף המאפשר יצירת מעקב סטטיסטי אחר השימוש בכתובת ה-URL המקוצרת ונותן תמונה לגבי מידת החשיפה שלה. הכלי מאפשר לשמור ולנהל קישורים מקוצרים, לשתף אותם עם חברים ולנהל אחריהם מעקבים סטטיסטים שונים.
"גימיק" נוסף בהקשר זה הוא“Was it viewed?”  המאפשר לקצר כתובת בעזרת bitly ולשלוח התראה למייל כשהוקלק.

ריכוז מספר כתובות תחת כתובת אחת קצרה

כאשר קיים צורך להעביר תחת קיצור יחיד המלצה וקישור למספר אתרים, ניתן להשתמש במקצרי כתובות המאפשרים ליצור כתובת אחת קצרה ממקבץ כתובות. הכלים אורזים ומרכזים את הקישורים תחת קורת גג אחת ומגישים אותם באופן המאפשר דפדוף ומעבר קל ונוח ביניהם.

הכלים המאפשרים זאת הם: URLOpener   ,  Fur.ly,  Krunchd  ו- fav7

קיצור URL לאוסף כתובות באמצעות הכלי Fav7

התוצאה של שימוש בכלי זה היא דף אינטרנט אחד עם 7 תעתיקי מסך של שבעה אתרים שונים וקישור אל כל אחד מהם:

http://fav7.com/K4865

דוגמא נוספת: Krunchd , כלי היוצר קישור אחד מקוצר, מאפשר ל"דפדף" בין האתרים השונים בעזרת החיצים, להציג את רשימת האתרים על ידי בחירה במשולש האנכי או לפתוח את הקישור בחלון חדש:



http://krunchd.com/URLshorteners1

קיצור מאובטח לכתובת URL

לצורך הגנה על קישור מקוצר בסיסמא, ניתן להשתמש ב- Trick.ly המאפשר ליצור כתובת קצרה לכתובת ה-URL הרצויה ולאפשר את הפתיחה והשימוש בקישור באמצעות סיסמא בלבד.



קיצור מוגן סיסמא של Trick.ly

יצירת קישור מקוצר לזמן מוגבל

הכלים  TLESD ו Dying links מאפשרים ליצור קיצור, לקבוע מראש לכמה זמן יהיה פעיל ולהגביל את מספר ההקלקות עליו.

http://tlwsd.in/

בחינת קישור מקוצר לפני פתיחה

קיבלתם קיצור מקושר אבל לא בטוחים מה ומי עומד מאחוריו?  השתמשו בכלי  Decypt Links

על כלים נוספים הבודקים קישורים לפני פתיחתם ניתן לקרוא בסקירה מתוך ה-Makeuseof

חיפוש מידע אקדמי - חידושים ב-Google Scholar

המקום הטבעי לחיפוש מידע אקדמי הוא כמובן מאגרי המידע המקצועיים, בהם המידע מקוטלג באופן שיטתי וניתן למקד את החיפוש ולצמצם את תוצאותיו באופן יעיל ואיכותי. יחד עם זאת, לא תמיד מתאפשרת הגישה למאגרי המידע שבתשלום ולעתים היא אף אינה נדרשת כלל. 

ישנם מספר מנועי חיפוש מובילים לאיתור מידע אקדמי:

• Microsoft Academic Search
• Scirus
• Google Scholar

אחד החסרונות הגדולים המשותף לכל שלושת מנועי החיפוש הנ"ל הוא חוסר היכולת להגביל את החיפוש ליותר מאשר הטקסט המלא / כותרת המאמר. החיפוש בטקסט המלא, המהווה את ברירת המחדל של שלושת המנועים מכניס רעש רב ומציף תוצאות רבות שאינן רלוונטיות, ואילו החיפוש בכותרת המאמר בלבד, מגביל מידי את תוצאות החיפוש ומציג תמונה חסרה וחלקית.

הרשומה שלהלן תעסוק ב-Google Scholar המהווה בהחלט מתחרה רציני למאגרי המידע בתשלום. הכיסוי של Google Scholar רחב מאוד ויש האומרים כי המוציאים לאור משלמים ל-Google על מנת שיכסה אותם, זאת מתוך הבנה שמי שלא שם - לא קיים.

נכון להיום, Google הסירו את האפשרות להגיע לממשק האקדמי ישירות מתוך סרגל הכלים הראשי, והדרך לעשות זאת היא באמצעות הגעה ישירה דרך http://scholar.google.com, או באמצעות כלי More בתפריט הראשי ובחירה ב-Even More:

תפריט ראשי - More > Even More

Google Products > Google Scholar 

ממשק Google Scholar החדש שהושק בתחילת מאי 2012, מכיל שינויים קוסמטיים בלבד מהממשק הישן. 

תפריט הגבלות החיפוש ממוקם כעת בדומה לכל ממשקי החיפוש של Google בצד השמאלי של המסך, והוא מכיל כבעבר את האפשרות להגביל ולצמצם  את התוצאות על פי:

• מאמרים או מסמכים משפטיים 
• תאריך פרסום
• פרסומי פטנטים
• ציטוטי מאמרים

שינויים בממשק Google Scholar החדש לעומת הממשק הישן

אל אפשרויות החיפוש המתקדם ניתן להגיע באמצעות הקשה על המשולש הקטנטן שבקצה הימני של תיבת החיפוש. אפשרויות החיפוש המתקדם מכילות:

• הגדרה מדויקת של מלות החיפוש
• חיפוש בטקסט מלא או בכותרת המאמר בלבד
• חיפוש על פי מחבר המאמר
• חיפוש על פי כתב העת
• צמצום על פי תאריך פרסום

ממשק החיפוש המתקדם של Google Scholar

החידוש המשמעותי ביותר ב-Google Scholar הוא מתן תוצאות חיפוש על פי פרופיל מחבר המאמר.

במידה ו-Google Scholar מזהה מחברי מאמרים רלוונטיים הוא מציין זאת בראשית רשימת התוצאות באמצעות איור של נוצה בכסת דיו.

הצגת תוצאות חיפוש על פי פרופילי מחברי מאמרים

הקשה על הקישור לפרופיל המחבר מובילה לדף הפרופיל בו מפורטים בצורה מרוכזת פרטי המחבר, המוסד בו הוא עובד, רשימת הפרסומים שלו, רשימת הפרסומים שציטטו אותו, וקישורים רלוונטים לגביו.

מתוך הפרופיל ניתן להגדיר מעקב קבוע אחר פרסומים חדשים של אותו מחבר או מעקב אחר פרסומים המצטטים את הפרסומים שלו.

דף פרופיל של חוקר - אפשרות לבצע מעקב אחר פרומים וציטוטים

חשוב לציין שהפרופיל אינו מיוצר באופן אוטומטי, ועל המחבר ליזום את יצירתו הראשונית. יצירת הפרופיל מבוצעת בקלות ויש בהחלט מקום למידענים וספרנים להציע את עזרתם לאנשי המחקר ו/או סגל אקדמי בארגונם ביצירת פרופיל שכזה עבורם.

עד כאן Google Scholar. מעט שינויים קוסמטיים מהממשק הקודם וחידוש מעניין בנוגע לפרופיל מחברי המאמרים.